Pengalaman Pertamaku Bikin Visa Jepang, Ternyata Ga Sulit Kok!


Visa Jepang (sumber: https://en.compathy.net/)

Menjelang akhir tahun 2019 menjadi tahun kejutan buatku. Tak pernah terbayang dari segi manapun, kalau aku akan berangkat ke tanah airnya Doraemon dan Nobita. Jepang memang menjadi salah satu negara impianku sejak jamannya Ultramen masih hits di kalangan botjah generasi 90-an. Namun, aku sendiri masih awam banget dan mungkin tidak punya persiapan untuk menghadapi keberangkatanku. Pasalnya, hanya ada waktu 2 bulan untuk persiapan sejak aku menerima email bahwa aku diterima untuk program International Intership di Nara Institute of Science and Technology (NAIST).


Ini dia tempat internshipku Nara Institute of Science and Technology (NAIST)


Kaget, speechless dan pastinya juga bersyukur banget saat menerima email. Sampai-sampai aku baca berulang emailnya, mungkin salah sambung kirim itu email, siapa tahu kan namaku ketuker dengan Lin Dan, atau Lindsay Lohan secara mirip. Hahaha!

Oke balik lagi ke urusan pervisaan. Sebelum masuk ke tata cara urus visa ke Jepang, aku akan bahas satu poin yang mungkin kalian juga pernah denger sebelumnya.

Kalau pakai e-paspor itu “BEBAS VISA” ke Jepang
e-paspor harus regis bebas visa ya kalau kunjungannya maksimal 15 hari (sumber: https://www.surabaya.id.emb-japan.go.jp/itpr_id/visa_waiver.html)

Kelihatannya sangat menyenangkan bisa ke Jepang tanpa ribet urus visa ya, apalagi ga perlu khawatir karena visa ditolak. Eits, tunggu dulu ferguso! Seperti halnya kalian liat pengumuman buy 1 get 2 atau diskon all item 100% pasti ada syarat dan ketentuan. Nah begitu pula dengan info yang satu ini.

Berdasarkan peraturan yang dikeluarkan oleh Kedutaan Besar Jepang, “per tanggal 1 Desember 2014, Warga Negara Indonesia pemegang IC passport/e-paspor (paspor dengan logo chip di bagian sampul depan) sesuai standar ICAO (International Civil Aviation Organization), melakukan registrasi e-paspor di Kantor Perwakilan Negara Jepang (Kedutaan Besar Jepang/ Konsulat Jenderal Jepang/ Kantor Konsulat Jepang) atau JVAC di Indonesia sebelum keberangkatan”.

Poin pertama, biarpun udah e-paspor tetep kudu registrasi bebas visa dulu di Kedubes Jepang atau bisa melalui JVAC (Japan Visa Application Center) terdekat. Tujuannya nanti biar dapet semacam stiker bebas visa gitu.

Poin kedua, bebas visa ini hanya berlaku untuk kunjungan singkat (bisnis, mengunjungi keluarga dan teman, wisata) maksimal 15 hari. Jadi untuk kasusku yang lebih dari 15 hari tetep kudu wajib mengajukan aplikasi visa normal.

Poin ketiga, untuk melakukan registrasi bebas visa e-paspor tetep harus membawa dokumen seperti: e-paspor, formulir aplikasi dan dokumen pendukung (tiket pesawat, hotel, buku tabungan, dan identitas diri asli). Tujuannya adalah pada saat melakukan verifikasi formulir, petugas juga bisa menanyakan hal-hal mengenai maskapai apa yang digunakan, berapa lama kita tinggal selama di Jepang, dimana lokasi menginap, dan berapa jumlah tabungan kita selama 3 bulan. Ini nanti akan saya bahas detail di bagian aplikasi visa ya.

Untuk segala syarat dan ketentuan ini bisa kamu akses di link ini ya: https://www.id.emb-japan.go.jp/visa_waiver2018.html atau kamu juga bisa download ketentuannya di sini.


Pentingnya memilih jenis visa berdasarkan kebutuhan

Seumur-umur hidup baru kali ini aku bikin visa. Asli bingung sebenernya, karena pas buka di halaman https://www.id.emb-japan.go.jp/visa.html terdapat lebih dari 5 jenis visa. Kira-kira dengan durasi magang sekitar 18 hari, aku masuk kategori mana ya? Milih jenis visa ternyata galaunya kayak milih jodoh ya, hahaha. Akhirnya ku putuskan bertanya dengan pihak International Relations Office dari NAIST, tipe visa apa yang cocok untukku?

Ini dia jenis-jenis visa Jepang, pelajari dulu ya sebelum memilih (sumber: https://www.id.emb-japan.go.jp/visa.html)

Aha, pencerahan! Pihak NAIST merekomendasikan untuk memilih kamu, eh tipe Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Bisnis. Oiya, satu lagi yang harus diperhatikan, visa Jepang sangat detail jenisnya loh. Berdasarkan durasi waktu kamu bisa tentukan dulu, apakah kamu akan melakukan “single entry” atau “multiple entry”? Kemudian berdasarkan kepentingannya apakah itu berupa kunjungan wisata, bisnis, main ke rumah keluarga, silahturahmi ke rumah temen, tujuan khusus atau visa untuk transit?

Kemudian pelajari dokumennya baik-baik yak karena beda jenis visa, beda pula jenis dokumennya. Jangan sampai ada dokumen yang terlewat yaa!

Buat kamu yang mau ke Jepang dengan tujuan wisata, kamu bisa pilih tipe visa “Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Wisata dengan Biaya Sendiri” dengan pilihan “single entry” ya. Kalau kamu kebetulan punya waktu transit yang cukup lama (lebih dari 6 jam) pertimbangan bikin visa transit bakal jadi opsi yang menarik untuk jelajah Jepang walau hanya sebentar, qiqiqi.


Apa saja sih yang dipersiapkan untuk aplikasi visa?
Jangan lupa persiapkan dokumenmu ya (sumber: https://nextlogistic.eu/)

Berhubung aku pilih visa kunjungan sementara untuk tujuan bisnis dengan pilihan single entry, selanjutnya adalah menyiapkan dokumen. Semua syarat juga bisa dicek di halaman ini ya!

Sembari menunggu dokumen asli yang dikirim dari Universitas berupa surat undangan, surat jaminan (pihak universitas menanggung seluruh biaya perjalanan dan akomodasi), e-ticket, dan jadwal perjalanan, aku juga menyiapkan dokumen pribadi. Dokumen yang dipersiapkan yaitu surat keterangan bekerja, surat permohonan pengajuan visa yang ditandatangani oleh atasan, paspor, formulir aplikasi, pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram), KTP asli dan foto kopi KTP (dalam 1 lembar A4, bukan yang dipotong seukuran KTP ya).


Ini ketentuan umum untuk pasfoto visa ke Jepang ya (sumber: visafoto.com)

Khusus untuk foto visa, bisa dilakukan di studio foto yang melayani pembuatan pas foto. Kamu cukup beritahu foto visa untuk negara mana, mereka biasanya sudah tahu ukuran dan ketentuannya. Cek dulu di mbah gugel ketentuan foto visa yang baik dan benar yaa! Bahkan rambut saja diatur tidak boleh menutupi wajah dengan latar belakang warna putih.

Saatnya melakukan aplikasi visa di VFS Global
VFS Global Jakarta berlokasi di Lotte Shopping Avenue lantai 4 (sumber: dok pri)

Mulai 15 September 2017, proses aplikasi visa bisa dilakukan di Japan Visa Application Center (JVAC), kalau di Jakarta lokasinya Lotte Shopping Avenue lantai 4 (samping Studio XXI). Aku baru tahu kalau di sana tidak hanya sebagai JVAC tapi VFS Global, apa itu? Jadi VFS Global itu sebuah perusahaan komersial yang diberikan otoritas oleh Kedutaan Besar ngga hanya Jepang aja, tapi juga Korea, Belanda, Australia dan masih banyak negara lainnya. Keterangan mengenai VFS Global untuk aplikasi visa Jepang bisa dicek di sini ya!

Waktu itu saya ke sana sendirian cukup kikuk, karena pertama kali banget. Jadi pas masuk itu ada pemeriksaan tas dan ditanyain sama petugas keamanannya, mau bikin aplikasi visa ke mana. Setelah lewat prosedur keamanan, aku ambil nomor antrian. Uniknya nomor token antrian dibagi menjadi beberapa jenis dengan kode alfabet awalnya. Misalnya WI123. Nah, perbedaan alfabet menunjukan apakah untuk perpanjangan visa atau pembuatan visa baru.

Oya, di sini tingkat keamanan sangat terjaga, bahkan selama di ruang tunggu kita tidak diperbolehkan menelepon atau menerima telepon. Ini kejadian pribadi sih, karena saya ditegur petugas untuk melakukan telepon di luar. Selain itu, kita tidak boleh mengambil foto atau video selama di wilayah VFS Global. Sayang banget kan, tidak bisa mengabadikan prosesnya, suasananya, letak counter, dst.

Setelah nomor kita terpampang di layar beserta nomor counternya, disinilah proses verifikasi dimulai. Kita akan diminta menyerahkan semua dokumen. Pastikan dokumen kita semua terisi dan sudah lengkap, karena tentunya dokumen yang tidak lengkap tidak akan diproses. Saat itu foto KTP saya dipotong sesuai ukuran KTP, maka saya diminta untuk foto kopi kembali KTP saya (di dalam tersedia jasa foto kopi dengan biaya per lembarnya 1000 rupiah).

Sembari cek dokumen, petugas visa mungkin akan menanyakan beberapa pertanyaan seperti:

  1. Apa tujuan kita ke negara tersebut?
  2. Berapa lama tinggal di sana?
  3. Kapan keperangkatan dan kepulangan?
  4. Tinggal di mana selama di sana?
  5. Siapa yang akan menanggung biaya transportasi dan akomodasi?
  6. Serta pertanyaan standar lain semisal kita punya pekerjaan apa?

Setelah itu paspor kita akan ditandai barcode, petugasnya akan menyerahkan kertas tagihan pembayaran yang selanjutnya harus kita bayarkan di loket pembayaran. Antri lagi.

Jumlah yang saya bayarkan yaitu 545 ribu, biaya pembuatan visa sendiri sebesar 380ribu kemudian ditambahkan dengan biaya administrasi. Sampai di loket, petugas tetap menanyakan hal-hal yang mirip dengan counter sebelumnya. Kemudian semua berkas termasuk paspor asli (kecuali KTP asli) akan ditinggal.

Petugas akan memberitahukan bahwa visa akan jadi dalam waktu sekitar 7 hari dan akan mengecek ulang email kita apakah sudah benar beserta nomor hp. Tujuannya adalah bukti proses aplikasi visa akan dikirimkan lewat email. Selanjutnya semua dokumen ini akan diproses kembali ke Kedutaan Besar Jepang dan jika visa kita diterima, maka akan dikirimkan email bahwa proses aplikasi visa anda telah diterima dan paspor dapat diambil pada hari yang telah ditentukan.

Saatnya ambil paspor, yeay!
Aku mengajukan aplikasi visa tanggal 13 November 2019 dan tanggal 18 November 2019 dapat pengumuman kalau visa dan paspornya sudah bisa diambil di VFS Global mulai jam 10.00 – 15.00. Oiya, kalau kita ambil di atas jam 15.00 akan dikenakan biaya tambahan, jadi sebisa mungkin sesuai banget dengan waktu ya.

Loket pengambilan paspor dan visa letaknya di depan, menurutku prosesnya simpel banget, cukup bawa bukti pembayaran dan juga identitas asli (KTP) serta diminta tanda tangan bukti telah mengambil paspor dan visa. Jangka waktu visa ku berlaku mulai dari tanggal visa 18 November 2019 sampai dengan 18 Februari 2020 (berlaku 3 bulan).

Menurutku mengajukan aplikasi visa itu tidak sesulit yang dibayangkan dan usahakan 1 bulan minimal sebelum keberangkatan ya. Buat kalian yang sudah merencanakan bepergian ke negara sakura, selamat mengajukan aplikasi visa ya! Have a nice trip!


Note: semoga selanjutnya aku bisa sharing pengalaman aplikasi visa ke Eropa yaa, Amin!



Sumber:


Comments

  1. Wah, pasti jadi pengalaman tak terlupakan banget ya ngurus visa. Apalagi langsung ke Jepang. 😀 mudah-mudahan nanti bisa ngurus visa lagi ya ka dan aku pun kesampean untuk urus visa di sana. Amin. Btw, terima kasih atas tulisannya. Bermanfaat banget.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Amin...semoga bisa berangkat ke negeri Sasuke yaaaa...Aku pun pengen balik ke sana lagi..

      Delete
  2. Mbak, kalau mau ngajuin visa Jepang, berarti yg cuma paspor biasa harus ganti ke e-paspor? Kalau daftar vusa, harus berapa hari sebelum keberangkatan? Pakai dicek buku tabungan nggak sih? :))

    ReplyDelete
  3. Ternyata tidak sulit ya prosesnya. Yang penting perhatikan ketentuan dan urutannya aja. Senang yaaa dapet kesempatan internship ke Jepang.

    ReplyDelete
  4. wahhh pas banget, aku memang lagi cari-cari info untuk ngurus visa ke Jepang. Makasih ya ka untuk infonya, lengkap euy!

    ReplyDelete
  5. Belum pernah kemana-mana, membaca artikel di atas jadi kepikiran kalo dapat undangan belajar ke luar negeri. Penting juga sih membedakan antara e-paspor dan paspor biasa. Selamat ya kak, studi di jepang. Keren, bisa mampir ke negeri sakura.

    ReplyDelete
  6. Selamat, Mbak Linda telah diterima untuk program International Intership di Nara Institute of Science and Technology (NAIST). Saya pun sangat ingin ke sana, Mbak. Makanya keren sekali tulisan Mbak Linda. Jadi kalaua da kesempatan ke Jepang, saya sudah ada gambaran mengurus visa.

    ReplyDelete
  7. Keren sekali ka Linddddd, congrats untuk program Internship di NAIST so memoriable ya pastinya dan pengalaman membuat Visa Jepang ini bermanfaat banget buat rangorang yg mau stay d Jepang dg tujuan yg jelas pastinya

    ReplyDelete
  8. Salah satu visa yang ingin kubuat adalah visa untuk tujuan ke negara Jepang ini. Selama ini memang baca informasi dari teman untuk mendapatkan visa nya memang butuh proses dan tidak mudah. Eh, baca artikel mbak ini jadi tau deh tentang cerita pengalamannya. Pokoknya harus lengkap juga lah berkas-berkasnya yah,mbak. Aku ikutan happy nih mbak uda sampai ke Jepang.

    ReplyDelete
  9. Pengalaman ikut mengantar adik yang mengurus visa dan izin kerja ke Jepang membuat saya sedikit tahu betapa mudahnya membuat visa untuk ke Jepang. Seminggu jadi dan gak ribet, bikinnya juga di mall Epicentrum

    ReplyDelete
  10. kalau ngurus sendiri memang makan waktu, tapi kita jadi belajar dan tahu banyak yah

    ReplyDelete
  11. berarti kalau saya cm mau plesiran ajah cukup pakai e passport bebas visa yak. sip, makasih saya gak galau lagi karena ngerasa ribet

    ReplyDelete
  12. Aku jadi teringat waktu ikutan pertukaran mahasiswa dulu kak, pertama kali ke Jepang dan enaknya VISA ku diuruskan dari kampus dan dapat surat pengantar dari universitas yang akan memberikan program. Jadi lancar deh tanpa ada kesulitan

    ReplyDelete
  13. Aku malahan belum tau samasekali urusan2 visa, keluar negeri aja belum pernah. Tapi dengan baca artikel ini bisa menjadi gambaran saat nantinya ada tujuan bepergian keluar negeri khususnya ke Jepang.

    ReplyDelete
  14. Aku noted neh cara dan keperluan apa saja yg dibawa yang ada ditulisan ini, siapa tahu nanti ingin ke Jepang yee kan. Hehe

    ReplyDelete

Post a comment